Agentes de IA conectados al ERP: dónde es seguro dejarles decidir

Un agente de IA conectado al ERP lee datos, prepara un asiento, una respuesta o un documento y, si tiene permiso, escribe en el sistema. La pregunta que importa no es si el agente acierta. Es qué decisiones se le pueden confiar sin que nadie las vea antes.

Nuestra regla es breve: la IA propone y la persona aprueba en los puntos críticos. El resto del artículo explica cómo decidimos qué es un punto crítico y cómo queda escrito en la configuración del agente, no en un documento de buenas intenciones.

Tres preguntas antes de dar autonomía

Para cada tipo de decisión, respondemos a tres preguntas:

• ¿Es reversible? La clasificación de un documento se corrige al día siguiente. Un pago o un cambio en el IBAN de un proveedor no se deshace con la misma facilidad.
• ¿Cuánto cuesta el error? Un asiento de 40 euros mal imputado a un centro de coste no tiene el mismo peso que un pedido de compra de 40.000.
• ¿Se puede verificar con una regla? Si una persona confirmaría la decisión comparando dos valores (la factura con el pedido, el albarán con la recepción), el agente puede hacer la misma comprobación y mostrar la prueba.

Una decisión reversible, de importe bajo y verificable con una regla es candidata a que la ejecute el agente. Basta con que falle una de las tres para que pase a ser una propuesta que alguien aprueba.

Permisos heredados del usuario

El agente no tiene un usuario técnico con acceso a todo. Funciona con los permisos de quien lo invoca, o de un perfil creado para él con el mismo diseño que los perfiles de las personas. Si la persona no puede aprobar una factura por encima de cierto importe en Sage X3 o en PRIMAVERA, el agente que trabaja en su nombre tampoco puede.

Esto resuelve dos problemas a la vez. El agente no abre un atajo a las reglas de autorización que la empresa ya tiene, y la auditoría sigue respondiendo a la pregunta habitual: quién hizo esto y con qué autorización.

Límites de importe y de confianza

Cada tipo de tarea tiene dos límites configurados. El primero es de importe: por encima de él, el agente no ejecuta, sino que prepara la propuesta. El segundo es de confianza: cuando la lectura de un documento es dudosa, o cuando los datos no cuadran, el caso pasa a una persona, sea cual sea el importe.

Los límites empiezan bajos y suben en función del historial. Si, durante semanas, las propuestas de un tipo se aprueban sin correcciones, tiene sentido ampliar la autonomía. Si las correcciones son frecuentes, el límite se queda donde está y el problema se trata en el origen.

La cola de validación

La cola humana es donde se decide el diseño del agente. Una cola mal hecha lleva a las personas a aprobarlo todo sin leer, y en ese caso la validación solo existe sobre el papel. Para que eso no ocurra, cada caso de la cola muestra:

• lo que el agente propone hacer, en el vocabulario del ERP (asiento, cuenta, importe, documento);
• la justificación, con los datos en los que se ha basado y el origen de cada uno;
• el motivo por el que ha llegado a la cola: importe por encima del límite, confianza baja o regla que ha fallado;
• tres acciones: aprobar, corregir y aprobar, o rechazar.

Las correcciones son el dato más útil que produce el proceso. Muestran dónde falla el agente y alimentan la revisión de los límites.

Registro

Cada ejecución queda registrada: el disparador, los datos leídos, la propuesta, la decisión y quién la tomó. Con ese registro, la empresa puede responder a un auditor y medir el proceso: cuántos casos resolvió el agente solo, cuántos pasaron a la cola y cuánto tiempo esperaron.

Dónde recomendamos que el agente no decida

• Pagos y cambios en los datos bancarios de clientes y proveedores.
• Cambios en datos maestros con efecto fiscal: tipos de IVA, exenciones, series documentales.
• Comunicaciones a terceros en nombre de la empresa sin revisión, como respuestas a reclamaciones o envío de documentos a organismos oficiales.

En estos casos el agente sigue siendo útil: reúne los datos, prepara la propuesta y la explica. La decisión queda en manos de quien responde por ella.

Sevways forma parte de la Anthropic Partner Network y aplica este diseño en los agentes que ponemos en producción sobre Sage X3, Cegid PRIMAVERA y sistemas propios de los clientes.